En lönejustering, eller löneförhöjning, kan ske vid ett enstaka tillfälle, vid en befordran efter en gemensam överenskommelse, men det är processen kring den årliga kollektiva lönerevisionen som denna guide beskriver.
Ej bundet av kollektivavtal
Är arbetsgivaren inte bunden av något kollektivavtal är det i stort sett upp till arbetsgivaren och arbetstagaren själva att agera och ta beslut kring dessa frågor, t.ex. genom policyer, interna rutiner och individuella förhandlingar. Det finns alltså ingen skyldighet i lag att ha en lönerevision. Istället är det anställningsavtalet som gäller tills ny överenskommelse har träffats.
Vid kollektivavtal
Finns kollektivavtal förhandlas villkoren, när och hur lönerna ska revideras, i centrala eller lokala kollektivavtal. Ett centralt löneavtal förhandlas vanligast fram genom ett eller flerårigt avtal med respektive fackförbund, som därefter tas vidare ned till en lokal förhandling med de lokala fackliga klubbarna, om sådana finns. De lokala, eller annars de centrala löneavtalen, ligger sedan till grund för det fortsatta lönerevisionsarbetet. En kollektivavtalsbunden arbetsgivare är skyldig att genomföra en löneöversyn enligt avtalet. Finns alltså flera fackförbund representerade inom kollektivavtalet kan det innebära att olika fackförbund hanterar lönerevisionen och villkoren på olika sätt.
För en arbetsgivare blir det mer komplicerat att hantera och ta hänsyn till olika villkor om kollektivavtalet omfattar fler än ett fackförbund inom respektive tjänstemanna- eller arbetaravtal. Därför är det lättast att invänta de övergripande centrala förhandlingarna innan man sätter igång med den fortsatta processen så att man eventuellt lokalt kan få till ett mer homogent avtal.
I centrala och lokala avtal beskrivs också oftast med vilken process som lönerevisionen ska hanteras t.ex. när och hur lönesamtal ska ske, utvärdering, kriterier, vilka kategorier som ingår etc. Därför är det viktigt att följa den processen. Denna guide tar dock fasta på en tämligen traditionell process och kan därför vara till hjälp om t.ex. kollektivavtal inte finns. Den kan sammanfattas i dessa områden:
- Start och förberedelser
- Bedömning och värdering
- Eventuell förhandling med lokal(a) fackklubb(ar)
- Lönesamtal
- Avslutning på processen
Att sätta lön
För lönesättande chefer kan lönerevisionen, och lönesättning generellt, vara en till viss del anspänd process med mycket känslor inblandade. De flesta arbetsgivare anammar också en individuellt differentierad löneutveckling. En lön är då ett instrument och en samlad värdering av befattningens nivå, roll och ansvar, den individuella prestationen och kompetensen, men kan också balanseras av andra faktorer som kan vara svåra att direkt påverka.
Lönesättningen bör vara en drivkraft och motor i företagets förändrings- och utvecklingsarbete. Att följa upp och belöna medarbetare som lever upp till vissa uppsatta kriterier är ett sätt att få till en förändring eller ett visst beteende. Att bara av slentrian ge samma löneökning eller samma procentökning till alla medarbetare varje år är enkel, men kan bli en dyrköpt övning, såvida inte lönerna var helt rätt satta från början och alla har likvärdig prestation och kompetensutveckling varje år.
Ju mer förberedd en chef är, och där lönen styrs av tydliga direktiv och kriterier, desto lättare är det för både chefer och medarbetare att förmedla och förstå på vilka grunder en lön sätts. För vissa kategorier kan lönen med fördel också delas upp i både en fast och rörlig lön för att ytterligare förstärka målstyrningen.
Oftast hålls visstidsanställda isär från den traditionella lönerevisionen, eftersom villkoren gäller enligt anställningsavtalet och för den period den är skriven.
Lönekriterier, lönefaktorer och principer
Arbetsgivaren behöver vara tydlig med vad som styr löneutvecklingen, dvs lönepolitiken: vilka kriterier och områden som ska belönas för att bättre styra mot uppsatta mål och resultat, andra yttre faktorer som påverkar löneläget såsom t.ex. marknadslöneläget, inflation, ekonomiska resultat, jämställdhet etc. Nedan finner du några områden som kan påverka lönen på olika sätt:
A. Lönefaktorer – grundpåverkan
- Befattningens innehåll, ansvar, krav och svårighetsgrad
- Individens grundkompetens och erfarenhet
- Arbetsgivarens ekonomiska möjligheter eller resultat
B. Principer – yttre faktorer
- Marknadslöneläget
- Arbetsmarknadsläget
- Inflation
- Jämställdhet
C. Lönekriterier – Individuella
- Prestation, dvs arbetsresultat
- Måluppfyllelse
- Kvalitet
- Utveckling
- Beteende och förmågor, t.ex. kommunikation, initiativ, flexibilitet, engagemang
- Ledaregenskaper
- Samarbetsförmåga
Lönerevisionsutrymme/Lönepott
Ett löneutrymme, en lönepott, symboliserar ett riktmärke för den löneökning som ska fördelas över den grupp medarbetare som är med i lönerevisionen. Finns ett sådant riktmärke förhandlad med kollektivavtalade parter, kan den nivån inte understigas. En arbetsgivare kan självklart ge mer än potten och har rätten att fördela ett förslag utefter sin värdering.
Löneutrymmet, lönepotten, i sig har som funktion att beräkna hur mycket pengar som ska fördelas ut. Den avgör alltså bara vilket minsta totala belopp som ska fördelas. Konkret innebär det att alla medarbetares löner (av de medarbetare som ska vara med i lönerevisionen), vid en viss bestämd tidpunkt, räknas ihop och multipliceras med den pottprocent som är överenskommen. Då får man fram en summa pengar som alltså är den minsta nivå som ska fördelas ut mellan alla medarbetare som är med i lönerevisionen.
En medarbetare bidrar till det stora fördelningsutrymmet, men det behöver alltså inte betyda att samma person får tillbaka lika mycket. Många misstolkar modellen med att tro att en medarbetare äger sin procent av potten och då bör få den nivån vid en normalprestation, men så är det alltså inte. Vissa får mer och andra får mindre eller ingenting alls om inte löneavtalet stipulerar en lägstanivå. Så fungerar individuell lönesättning. Nivån på löneökningen påverkas istället bl.a. av de lönekriterier och andra faktorer som arbetsgivaren, och även ibland tillsammans med fackförbunden, sätter upp. För att komma bort ifrån att prata procent kan man också istället prata i direkta kronor. Lön idag och lön i morgon.
Inte helt ovanligt får chefer en viss generell procent eller summa pengar att fördela, men viktigt att tänka på är att en chef kan ha många medarbetare och en annan bara ett fåtal. Ska då dessa ha samma procent att fördela? Ledningen bör istället titta mer övergripande: ska fördelningen av potten/pengarna ske på annat sätt?
