PR-Plan

Som ett första steg i arbetet med PR-planen behöver ni bestämma varför ni ska jobba med PR. Det kan till exempel handla om att öka varumärkeskännedom, informera målgruppen om en ny produkt, skapa samhällsförändring eller debatt eller att attrahera nya medarbetare. Finns det flera syften eller mål kan fler än ett lyftas i planen, som primära och sekundära mål.

Sammanfatta de affärsmål ni vill att PR-planen ska bidra till. Affärsmålen kan till exempel vara ökad varumärkeskännedom, ökad lönsamhet, ökad försäljning, nöjdhet och engagemang hos medarbetare eller företagskultur.

PR-målen som sätts upp bör vara mätbara och ska följas upp regelbundet. Använd er gärna av KPI:er för att utvärdera PR-arbetet. Till exempel kan ni sätta upp mål för hur många pressreleaser eller pitcher ni vill skicka ut till media under året, hur många genomslag ni satsar på eller hur många ni vill nå med en viss nyhet. Kom ihåg att PR handlar om relationer, och det kan därför ta tid att nå målen med arbetet.

Nedan följer en lista med exempel på PR-mål att inkludera i er PR-plan:

• Share of voice
• Genomslag i media
• Räckvidd
• Förtjänad trafik till hemsidan
• Deltagande på events

Pressmeddelande

Ett pressmeddelande eller pressrelease som det ibland kallas är ett skrivet dokument som liknar en artikel. Pressmeddelandet innehåller en rubrik, en ingress, en brödtext och en så kallad boilerplate, det vill säga kort information om företaget som nyheten handlar om. Det ska också innehålla kontaktuppgifter till kontaktpersonen på företaget eller byrån som distribuerar pressmeddelandet. Pressmeddelanden är passande till exempel när ett företag lanserar en ny produkt, vid en rekrytering av nya kollegor eller andra nyheter inom ett företag. Pressmeddelanden passar vid många olika tillfällen och är vanligt att använda sig av när man vill förmedla en nyhet.

Debattartikel

En debattartikel är en argumenterande text där avsändaren tar en tydlig ställning i en viss fråga med målet att väcka tankar och att få andra att hålla med. Debattartikeln skrivs ofta av någon som kan ses som en expert eller är väldigt passionerad i en viss fråga. Vissa medier har förutbestämda format för debattartiklar, därför kan det vara bra att undersöka detta innan, om målet är att få in en artikel i en specifik media.

Krönika

En krönika är en text där en skribent framför sina åsikter och tankar, ofta om ett aktuellt ämne. Krönikor skrivs ofta av författare eller samhällsdebattörer, men har ett friare format än en debattartikel.

Faktablad

Ett faktablad kan vara kompletterande till ett pressmeddelande eller delas med media som ett separat dokument. Ofta innehåller ett faktablad statistik eller sammanfattad fakta och detaljer kring en nyhet.

• Debattartikel 2025
  Ladda ner
• Pressmeddelande 2025
  Ladda ner

Kontakt med media sker ofta genom en så kallad mediapitch. Detta innebär i korthet att man kontaktar en eller flera medier och presenterar sin nyhet på ett spännande sätt i hopp om att de ska plocka upp den. Kontakten kan se ut på olika sätt beroende på vad syftet med den är. Nu för tiden är det vanligaste att kontakten med media sker över mail, många journalister har fullt upp och har inte tid att ta emot telefonsamtal. Däremot finns det självklart tillfällen där det kan vara rekommenderat att lyfta telefonen. Fundera över vad du tror passar bäst, och kom ihåg att ha respekt för journalisternas tid och er framtida relation.

Nedan lyfts olika scenarion som kan vara relevanta att kontakta media med anpassade pitcher. Det finns givetvis fler tillfällen där det kan vara relevant att ta kontakt.

• För att pitcha in en debattartikel. Här kan ni med fördel lyfta ut delar av debattartikeln och lyfta vad skribentens syfte med debattartikeln är. När ni pitchar en debattartikel är det viktigt att ni pitchar en media i taget och att ni gör det efter en förutbestämd prioriteringsordning. När artikeln väl plockats upp av en media är målet uppnått, debattartiklar är nämligen inget som pitchas ut brett.
• För att pitcha in ett pressmeddelande. Pressmeddelandet kan gå ut brett till flera medier samtidigt eller pitchas in exklusivt till en prioriterad media. Presentera dig själv och gå rakt på sak genom att sammanfatta det viktigaste från pressmeddelandet på några rader, plocka gärna ut ett citat som ringar in budskapet, eller lyft siffror som ger tyngd. Bifoga pressmeddelandet och pressbild och erbjud möjlighet att ställa frågor.
• För att pitcha in en intervjuperson. Ibland är det intressant att pitcha in en talesperson, till exempel till en tidning, podcast, talarforum eller event. Här kan det ibland vara intressant att bifoga ett dokument med en bakgrund om personen. Fokusera på att lyfta varför personen är intressant för just denna media och vad den kan tillföra.
• För att pitcha in ett event. Till exempel kan det handla om en produktlansering, där ni delar både inbjudan och mer information om produkten med en journalist eller redaktör.

• Debattartikel 2025
  Ladda ner
• Mediapitch 2025
  Ladda ner
• Pressmeddelande 2025
  Ladda ner

Det finns givetvis förslag på hur en pitch bör se ut, och tips på detta kan du få genom våra dokument. Däremot kan det ibland vara bra att vara mer personlig, särskilt om det handlar om en journalist du har frekvent kontakt med.

Nedan följer lite tips att ha i åtanke när du pitchar media.

• Se till att du pitchar till rätt journalist och rätt media. Skriver tidningen du kontaktar om detta ämnet? Och i så fall, vem är det som brukar skriva om det? Sikta in dig på rätt media och rätt person för att öka chanserna att få in just er nyhet.
• Var kortfattad och lyft fakta och siffror som kan vara av intresse.
• Välj en kort och spännande rubrik att sätta i mailets ämnesrad som väcker intresse.
• Följ gärna en prioritetsordning där ni kontaktar de mest relevanta först.
• Om du får svar, återkoppla snabbt för att inte missa en möjlighet.
• Inkludera en CTA (Call to action), vad vill du att personen du kontaktar ska göra med informationen?

• Mediapitch 2025
  Ladda ner

Precis som vid arbetet med marknadsplanen är det viktigt att i arbetet med PR ha koll på sin målgrupp. Om en marknadsplan redan finns på plats, och ett arbete kring personas har gjorts är det bra att utgå ifrån de fiktiva karaktärer som utgör er målgrupp. Fundera främst kring vilka förkunskaper, attityder och mediavanor din målgrupp kan tänkas ha. Förutom att jobba med personas kan du också få bättre insikt i vilken din målgrupp är genom att till exempel analysera webbsidestrafik, jobba med enkäter eller med fokusgrupper.

Kom ihåg att du inte bara behöver utgå ifrån befintliga kunder när ni preciserar er målgrupp. Att även addera potentiella kunder i analysen öppnar möjligheter för att attrahera en bredare målgrupp och fler kunder i framtiden.

Ibland händer det tyvärr att bolag får uppmärksamhet i media som inte är positiv. Beroende på vilken bransch ni verkar i kan det vara mer eller mindre viktigt att ha en plan för tillvägagångssätt vid en eventuell kris. För vissa företag är det viktigt att en krisplan finns på plats, som fungerar som stöd för hur kommunikationen ser ut i svåra situationer. Hur ni hanterar en kris är avgörande för hur ni kommer att uppfattas av media och målgruppen framöver. Här följer några tips för hur ni kan planera för en eventuell kris.

• Identifiera potentiella kriser. Vad för typer av kriser skulle kunna uppstå för just er? Övervaka detta löpande då omvärlden är under ständig förändring.
• Sätt tydliga budskap och värderingar. Dessa är viktiga att stå fast vid även vid en kris.
• Identifiera vem som leder kriskommunikationen, lägg också upp en plan för hur det ser ut om alla på företaget inte kan nås.
• Kartlägg vilka ni behöver kontakta vid en kris. Det kan till exempel vara kunder, medarbetare eller media.
• Tänk er in i olika scenarion och skriv ner frågor och svar. På så sätt är ni förberedda när något händer.
• Uppdatera planen löpande.

Att välja ut och profilera en talesperson är ofta en viktig del av PR-planen. Välj gärna ut något som är expert på ett visst ämne och som ni ser som ansiktet utåt för företaget. Vd eller grundare av ett företag är vanliga att utse som talespersoner. Ni kan också välja ut flera olika talespersoner på bolaget som får prata om olika saker, detta kan skapa fler möjligheter för mediainkludering men samtidigt kan det bli mindre kopplat till ert varumärke. Förutom att jobba med placering av intervjuer med personen eller citat i pressreleaser, finns möjligheten att jobba med personens egna kanaler.

Medias mål är att hitta intressanta nyheter att lyfta, och med rätt vinkel ökar chansen att er nyhet plockas upp. Nedan följer tips för hur du jobbar med nyhetsvinklar.

• Knyt gärna an till aktuella händelser som redan diskuteras i media.
• Sätt dig själv i journalistens skor, varför ska de skriva om just detta?
• Vi blir generellt mer intresserade av nyheter som har en geografisk närhet till oss. Om något har hänt i en viss kommun finns det eventuellt ett sätt att vinkla det mot till exempel lokalpress.
• Lyft gärna siffror och statistik, och bygg din vinkel kring dessa.
• Leta efter oväntade sätt att se på en nyhet, vad är det som är annorlunda med just detta?
• Om möjligt, använd namn som media känner igen.
• Justera tonaliteten på vinkeln beroende på vem det är du kontaktar.
• Håll koll på vad som händer med trender och sociala kanaler, för att identifiera nya vinklar.

För att ni ska kunna hålla en röd tråd och kommunicera på ett effektivt sätt krävs det att ni har ett tydligt budskap. Mycket av arbetet med budskap har kanske redan gjorts i samband med framtagandet av marknadsplanen, som till exempel en SWOT-analys och vid analys av målgruppen.

När det kommer till att arbeta med budskap är det viktigt att våga prioritera. Det kanske finns mycket du vill säga, men för att inte förvirra mottagaren är det viktigt att hålla det tydligt och enkelt. Tänk också på vem det är som kommer att ta emot budskapet, är det anpassat efter denna person eller målgrupp?

Även om ni tycker att ert budskap börjar kännas tjatigt, kom ihåg att vara uthållig och upprepa budskapet över tid. Förutom ett huvudbudskap kan ni också formulera ett eller flera delbudskap, till exempel för olika delar av företaget eller för olika frågor.

Er tonalitet handlar om hur ni säger det ni säger. Att ha samma tonalitet gör er identitet tydligare och skapar igenkänning och förtroende. Även om tonaliteten kan anpassas efter olika kanaler, är det viktigt att ha den i åtanke även med arbetet med PR. Kanske är ni flera på företaget som jobbar med PR, och då är det bra att följa en definierad tonalitet för att hålla samma röst. Tänk dock på att tonaliteten kan se olika ut beroende på vilken media ni har kontakt med och vad för nyhet det handlar om.

För att hålla koll och hitta relevanta ämnen är det avgörande att följa vad som händer i omvärlden. Omvärldsbevakning och analys är inte bara något du bör göra när du skapar en PR-plan utan något som bör ske kontinuerligt. Att omvärldsbevaka ger dig idéer till nya vinklar men gör också att du kan hålla koll på opinion och se om det är något på gång som kan påverka företaget på ett negativt eller positivt sätt.

Sammanställ gärna en lista med relevanta källor att följa.

Nedan följer exempel på vad ni kan bevaka.

• Statistik och rapporter
• Branschtidningar
• Dagstidningar
• Radio och TV
• Konkurrenters hemsidor
• Debattartiklar
• Konferenser, mässor och events
• Opinionsundersökningar

Att skapa en aktivitetsplan för PR behöver inte vara särskilt svårt. Fundera på vilka nyheter som kan vara intressanta för media och vad för material ni behöver producera för varje nyhet. Ett tips är att lägga in det som en del i aktivitetsplanen. Finns det ingen aktivitetsplan kan det räcka att skriva upp vilka PR-aktiviteter som ska ske vilken månad. Här kan ni också fylla på med vilken frekvens ni ska jobba med omvärldsbevakning och mot att ta fram nya vinklar.