VECKANS KRÖNIKA
Lagstadgade policydokument – har du alla?
Det finns ett antal policyer som är obligatoriska för varje arbetsgivare. Det är inte alltid dessa kallas för policyer i lag. Ibland används termer som riktlinjer och rutiner för att visa att någon form av skriftlig dokumentation krävs, men i praktiken används vanligen policydokument av olika slag för att leva upp till de krav som ställs.
En policy är av vägledande karaktär och beskriver företagets viljeinriktning i en viss fråga eller för ett visst beteende. Inom flera områden, främst arbetsmiljö och jämställdhet, finns det lagstadgade krav på skriftlig dokumentation. I övrigt är det upp till arbetsgivaren själv att avgöra vilka riktlinjer och policyer som ska finnas.
I veckans krönika kan du läsa om några av de policyer som arbetsgivare enligt lag eller annan författning måste ha. Om du behöver hjälp att upprätta och/eller verksamhetsanpassa policyerna kan vår samarbetspartner Recollecta hjälpa dig med detta till en fast kostnad om 2 500 kronor exkl. moms per policy.
Personuppgiftspolicy
Dataskyddsförordningen innehåller inget krav om upprättandet av en personuppgiftspolicy, men däremot krav om att du som personuppgiftsansvarig ska informera de registrerade om den behandling som utförs (informationsskyldighet). Det bästa sättet att efterleva detta krav är att upprätta policyer för hur verksamheten behandlar personuppgifter. DokuMera har ett antal policydokument om detta, vilka du finner här.
Arbetsmiljöpolicy
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska det finnas en arbetsmiljöpolicy som visar arbetsgivarens övergripande målsättning, viljeinriktning och medel för det långsiktiga arbetet som arbetsgivaren har med verksamhetens arbetsmiljö. Alla arbetsgivare är skyldiga att arbeta systematiskt med sitt arbetsmiljöarbete, och vid tio anställda eller fler ska en arbetsmiljöpolicy upprättas. DokuMera har många policydokument inom arbetsmiljöområdet, bland annat en arbetsmiljöpolicy.
Policy mot kränkande särbehandling
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra och hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. DokuMera har en policy om kränkande särbehandling som kan användas för att uppfylla kraven.
Jämställdhetspolicy / policy mot diskriminering
Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivaren ha riktlinjer och rutiner för verksamheten i syfte att förhindra trakasserier och sexuella trakasserier. Arbetsgivaren ska dessutom följa upp och utvärdera de riktlinjer och rutiner som finns. DokuMera har en policy om jämställdhet och en policy mot diskriminering som kan användas för att uppfylla kraven.
Brandskyddspolicy
Alla organisationer, oberoende av storlek och verksamhet, ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Lagen om skydd mot olyckor anger att ansvaret för förebyggande brandskydd åligger ägaren eller nyttjanderättshavaren av en byggnad eller anläggning. Många av de krav som ställs kan efterlevas med hjälp av en brandskyddspolicy. DokuMera har en brandskyddspolicy som kan utgöra grunden för företagets systematiska brandskyddsarbete.
Policy om arbetsanpassning och rehabilitering
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering ska arbetsgivaren ha de rutiner som behövs för verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering. DokuMera har en policy om rehabilitering som du kan använda för ändamålet.
Policy mot hot och våld
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om våld och hot i arbetsmiljön ska du som arbetsgivare vidta riskförebyggande åtgärder. Det innebär bland annat att du ska utreda de risker för våld eller hot om våld som kan finnas i arbetet samt vidta de åtgärder som kan föranledas av utredningen. Särskilda säkerhetsrutiner ska finnas för arbete som kan medföra risk för våld eller hot om våld. Rutinerna ska hållas aktuella och följas upp fortlöpande. Rutinerna ska vara kända av alla arbetstagare som kan bli berörda av riskerna. Ta del av DokuMeras policy om hot och våld för att efterleva kraven.
Alkohol- och drogpolicy
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering ska du som arbetsgivare ha rutiner avseende arbetsanpassning och rehabilitering vid missbruk av alkohol eller andra berusningsmedel. Som arbetsgivare ska du dessutom klargöra vilka interna regler och rutiner som gäller om arbetstagare uppträder påverkad av alkohol eller andra berusningsmedel i arbetet. DokuMera har en alkohol- och drogpolicy som kan användas för att efterleva kraven.
VECKANS NYHET
Personalhandboken – därför behöver du den
Policyer syftar till att vägleda företagets medarbetare i vissa avgränsade frågor. Policyer är styrdokument som kompletterar gällande lagar och regler. Upprätta en personalhandbok för att tydliggöra vilka regler och förhållningssätt som ska gälla i din verksamhet.
VECKANS FRÅGA
Nyhetsbrev och GDPR – vad gäller?
Vad stadgar GDPR om marknadsföring och nyhetsbrev? I veckans fråga kan du bland annat läsa om samtycke som rättslig grund i fråga om utskick av nyhetsbrev.
