VECKANS FRÅGA
Vad ska man tänka på när man utformar företagets attestrutiner?
Att
attestera innebär att man skriftligen intygar en handlings riktighet. En
attestering intygar att transaktionen stämmer överens med budgetbeslut och är
förenlig med den verksamhet som företaget bedriver. Det är viktigt att skilja
på attestering och firmateckning. Firmateckning innebär att ha rätt att med bindande
verkan ingå avtal med externa parter för företagets räkning. En firmatecknare har
alltid behörighet att attestera transaktioner. Den som har behörighet att
attestera har inte automatiskt behörighet att binda företaget vid avtalsslut.
När man utformar företagets attestrutiner finns det flera viktiga saker att
tänka på:
- Se till att berörda avdelningar och personer får information om vilka
instruktioner som gäller för attestering.
- Upprätta ett system för att vidarebefordra inkommande dokument som ska
attesteras till rätt behörig person.
- Det är viktigt att attesteringen sker så tidigt som möjligt för att rutinerna
ska bli så säkra som möjligt. Då är det enklare att kontrollera vem som
attesterat transaktionen.
- Skapa rutiner för hur attesterade dokument ska registreras i ekonomisystemet
så att de lätt kan spåras till ansvarig person.
- Var noggrann med att alla erforderliga kontroller genomförs, som t.ex.
fakturakontroll och utbetalningskontroll.
- Det är viktigt att samla in namnteckningar från alla personer med behörighet
att attestera. Detta underlättar företagets interna kontroll av utförda attesteringar.
VECKANS NYHET
Förbättra din ekonomifunktion – upprätta en ekonomihandbok
Det är viktigt med ordning och reda i företagets ekonomifunktion. Genom att upprätta en ekonomihandbok kan du bland annat minska risken för fel, höja kvaliteten på redovisning och rapportering och förbättra rutinerna kring företagets ekonomi. Handboken hjälper dig också att underlätta boksluts- och budgetprocessen.
VECKANS KRÖNIKA
Hantera bluffakturor på rätt sätt
Det händer att företag ibland får fakturor eller bekräftelser på något som de inte har uppfattat att de har beställt. Risken finns att det rör sig om en s.k. bluffaktura. I veckans krönika kan du läsa mer om hur du kan hantera bluffakturor
