VECKANS FRÅGA
Juristen svarar: Så här kan du jobba med ditt systematiska arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljölagen utgör grunden för arbetsgivarens skyldigheter gällande arbetsmiljön, men det finns ett stort antal föreskrifter som anger vad arbetsgivaren åtminstone behöver göra för att säkerställa en trygg och säker arbetsplats för arbetstagarna. Det kan exempelvis vara fråga om regler för att hantera kemiska risker, buller eller förutsättningarna för anställning av minderåriga.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är övergripande regler som beskriver hur arbetsmiljöarbete ska bedrivas. Dessa regler gäller för alla arbetsgivare oavsett verksamhetsinriktning. I veckans krönika kan du läsa mer om hur du kan jobba med dessa regler.
Varför bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete?
Bortsett från att det är ett uttryckligt krav finns det många fördelar med att aktivt bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Om du efterlever reglerna blir det enklare att upptäcka risker på arbetsplatsen och att åtgärda dem i tid. Det gör det möjligt att förebygga bland annat olycksfall, sjukdom, ohälsosam arbetsbelastning och andra negativa följder av arbetet.
Sammantaget kan ditt arbete resultera i bättre arbetsförhållanden samt ökad trivsel och engagemang i verksamheten, vilket i sig kan minska antalet sjukskrivningar. En viktig aspekt är att en god arbetsmiljö har tydliga företagsekonomiska fördelar. Inte sällan beror kvalitetsbrister av olika slag på brister i arbetsmiljön. Kostnader för sjukfrånvaro och sjukskrivningar uppgår sammantaget till betydande belopp. Det är möjligt att göra uppskattningar av dessa kostnader, och det är också möjligt att sänka kostnaderna genom att systematiskt arbeta med arbetsmiljöfrågor.
Hur kan det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivas?
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas mot bakgrund av arbetsmiljölagens syften. Det innebär dels att du ska uppnå en god arbetsmiljö på arbetsplatsen, dels att ingen ska behöva bli sjuk eller skadas på grund av sitt arbete. För att uppnå dessa syften behöver du säkerställa att arbetsmiljöarbetet utgör en naturlig del av verksamhetens arbete. I princip allt som görs på arbetsplatsen har betydelse för arbetsmiljön. Därför bör arbetsgivare och arbetstagare genom samverkan och dialog arbeta med arbetsmiljöfrågor. Samverkan av detta slag kan sägas utgöra grunden för det arbetsmiljöarbete som kommer till uttryck i arbetsmiljölagen och till den hänförliga föreskrifter.
Något förenklat handlar reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete om att organisera arbetsmiljöarbetet, undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, vidta åtgärder samt följa upp och undersöka om vidtagna åtgärder bidragit till en förbättrad arbetsmiljö eller inte.
Det här behöver du göra
Något förenklat kan det systematiska arbetsmiljöarbetet delas in i tolv steg, vilka kommenteras i korthet nedan. Observera att de tolv stegen inte nödvändigtvis behöver följas i den ordning som anges och att innehållet endast är översiktligt.
Samarbete. Arbetsmiljöarbete är inget ensamarbete. Se till att det finns skyddsombud och att andra andra arbetstagare får möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. På så sätt ökar sannolikheten att fler risker och problem upptäcks jämfört med om arbetet endast bedrivs på ledningsnivå.
Utbildning. Det är av vikt att alla arbetstagare är medvetna om hur de kan minska riskerna i arbetet samt bidra till att skapa en god arbetsmiljö. I detta arbete har arbetsgivaren, skyddsombud, chefer och arbetstagare med särskilda uppgifter med arbetet om arbetsmiljö särskilt ansvar. Dessa personer ska även ha en grundläggande kännedom om den lagstiftning som reglerar frågor om arbetsmiljö.
Det ankommer på arbetsgivaren att säkerställa att berörda personer har tillräcklig kunskap.
Upprätta rutiner. Upprätta rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. Vem ska göra vad? Hur ska det göras? När ska det göras? Vem eller vilka ska vara med?
Fördela uppgifter. Uppgifter hänförliga till arbetsmiljöarbete kan behöva delegeras. Det kan exempelvis ske till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare. Det är av vikt att de som tilldelas uppgifter har kunskap och förmåga att faktiskt utföra uppgifterna. Dessa personer ska också ha tillräckliga befogenheter och resurser att utföra uppgifterna.
Upprätta en arbetsmiljöpolicy. Av policyn bör arbetsgivarens arbete med arbetsmiljöfrågor beskrivas. Här bör den övergripande målsättningen med arbetet beskrivas, liksom hur uppsatta mål ska uppnås och hur arbetet ska bedrivas. De risker som har identifierats i verksamheten bör utgöra en grund vid utarbetandet av policyn.
Undersökning av arbetsmiljön. Vilka risker gällande arbetsmiljön finns i företaget? Kartlägg hur de fysiska, organisatoriska och sociala arbetsförhållandena ser ut. Detta arbete kan bland annat utföras genom medarbetarsamtal, enkäter, mätningar av olika slag samt skyddsronder.
Bedöm risker. Bedöm vilka risker som finns i arbetsmiljön med stöd av de resultat som ovan nämnda undersökning av arbetsmiljön resulterat i. I detta steg behöver du också bedöma hur allvarlig varje risk är.
Åtgärda risker. Beroende på riskernas allvarlighetsgrad kan olika slag av åtgärder vara motiverade. Behövs ändringar i organisationen, utbildning, skyddsanordningar eller någon annan åtgärd? Vilka åtgärder som behövs beror delvis på vilken verksamhet som bedrivs.
Upprätta en handlingsplan. I den mån det är möjligt ska risker åtgärdas skyndsamt. Dokumentera vad som har gjorts. Om det inte är möjligt att åtgärda riskerna skyndsamt ska en handlingsplan upprättas, i vilken det bör framgå vilka risker som finns, hur de ska åtgärdas, vem som ansvarar för det och när riskerna ska vara åtgärdade.
Kontrollera genomförda åtgärder. De åtgärder som har genomförts ska följas upp i syfte att se om de har fått avsedd effekt. Om åtgärderna inte har avhjälpt riskerna behöver flera av de steg som beskrivits ovan göras om på nytt.
Utred incidenter. Har olycka, ohälsa eller tillbud uppstått? I sådana fall behöver du utreda anledningarna till detta. Det är av vikt att undersöka om fler risker kan undanröjas.
Följ upp ditt arbete. Se till att årligen följa upp och dokumentera ditt arbetsmiljöarbete. Hur har det fungerat? Hur kan arbetet förbättras ytterligare?
Tänk på att det kan finnas fler steg att beakta beroende på verksamhet, och att ovanstående endast är en översikt.
Erik Rosqvist
Erik är jurist och driver Recollecta Juridik, där han bistår mindre och mellanstora företag i juridiska frågor. Erik hjälper regelbundet DokuMeras kunder i olika juridiska ärenden, och du som har vår tjänst Företagspaketet kan kontakta honom genom DokuMeras Frågeservice.
erik.rosqvist@recollecta.se
VECKANS NYHET
Vabb och sjukdom på arbetsplatsen? Vi har mallarna du behöver
Under hösten är det många som vabbar eller är sjuka. För dig som arbetsgivare kan det bland annat resultera i såväl produktionsbortfall som bemanningssvårigheter. Ingen kan rå över sjukdom, men det finns mycket du kan förbereda dig inför när vabb eller sjukdom gör sig gällande.
NYTT PÅ DOKUMERA
Nya mallar på DokuMera
Vi upprättar ständigt nya mallar inom olika områden för att göra ditt arbete både enklare och effektivare. Just nu har vi flera nya mallar inom olika områden. Klicka här för att se våra senast publicerade mallar.
