VECKANS FRÅGA
Juristen svarar: Vilka policydokument krävs enligt lag?
Det finns ett antal policyer som är obligatoriska för varje arbetsgivare. Det är inte alltid dessa kallas för policyer i lag. Ibland används termer som riktlinjer och rutiner för att visa att någon form av skriftlig dokumentation krävs, men i praktiken används vanligen policydokument av olika slag för att leva upp till de krav som ställs.
En policy är av vägledande karaktär och beskriver företagets viljeinriktning i en viss fråga eller för ett visst beteende. Inom flera områden, främst arbetsmiljö och jämställdhet, finns det lagstadgade krav på skriftlig dokumentation. I övrigt är det upp till arbetsgivaren själv att avgöra vilka riktlinjer och policyer som ska finnas.
Här nedan kan du läsa om ett antal olika lagstadgade dokument, och mer information hitter du i DokuMeras mall Lagstadgade krav antal anställda en översikt.
Personuppgiftspolicy
Dataskyddsförordningen innehåller inget krav om upprättandet av en personuppgiftspolicy, men däremot krav om att du som personuppgiftsansvarig ska informera de registrerade om den behandling som utförs (informationsskyldighet). Det bästa sättet att efterleva detta krav är att upprätta policyer för hur verksamheten behandlar personuppgifter.
Arbetsmiljöpolicy
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska det finnas en arbetsmiljöpolicy som visar arbetsgivarens övergripande målsättning, viljeinriktning och medel för det långsiktiga arbetet som arbetsgivaren har med verksamhetens arbetsmiljö. Alla arbetsgivare är skyldiga att arbeta systematiskt med sitt arbetsmiljöarbete, och vid tio anställda eller fler ska en arbetsmiljöpolicy upprättas.
Policy mot kränkande särbehandling
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra och hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare.
Jämställdhetspolicy / policy mot diskriminering
Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivaren ha riktlinjer och rutiner för verksamheten i syfte att förhindra trakasserier och sexuella trakasserier. Arbetsgivaren ska dessutom följa upp och utvärdera de riktlinjer och rutiner som finns.
Brandskyddspolicy
Alla organisationer, oberoende av storlek och verksamhet, ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Lagen om skydd mot olyckor anger att ansvaret för förebyggande brandskydd åligger ägaren eller nyttjanderättshavaren av en byggnad eller anläggning. Många av de krav som ställs kan efterlevas med hjälp av en brandskyddspolicy.
Policy om arbetsanpassning och rehabilitering
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering ska arbetsgivaren ha de rutiner som behövs för verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering.
Policy mot hot och våld
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om våld och hot i arbetsmiljön ska du som arbetsgivare vidta riskförebyggande åtgärder. Det innebär bland annat att du ska utreda de risker för våld eller hot om våld som kan finnas i arbetet samt vidta de åtgärder som kan föranledas av utredningen. Särskilda säkerhetsrutiner ska finnas för arbete som kan medföra risk för våld eller hot om våld. Rutinerna ska hållas aktuella och följas upp fortlöpande. Rutinerna ska vara kända av alla arbetstagare som kan bli berörda av riskerna.
Alkohol- och drogpolicy
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering ska du som arbetsgivare ha rutiner avseende arbetsanpassning och rehabilitering vid missbruk av alkohol eller andra berusningsmedel. Som arbetsgivare ska du dessutom klargöra vilka interna regler och rutiner som gäller om arbetstagare uppträder påverkad av alkohol eller andra berusningsmedel i arbetet.
Erik Rosqvist
Erik är jurist och driver Recollecta Juridik, där han bistår mindre och mellanstora företag i juridiska frågor. Erik hjälper regelbundet DokuMeras kunder i olika juridiska ärenden, och du som har vår tjänst Företagspaketet kan kontakta honom genom DokuMeras Frågeservice.
erik.rosqvist@recollecta.se
www.recollectajuridik.se
VECKANS NYHET
Personalhandboken - här är dokumenten som krävs i år
Det praktiska personalarbetet kan vara svårt. Vilka dokument krävs egentligen vid sjukdom, rehabilitering, nyanställning, anställnings upphörande och arbetsmiljö? Inte sällan är det många dokument som behöver upprättas i personalärenden, och arbetet är ofta både tidskrävande och komplicerat.
NYTT PÅ DOKUMERA
Nya mallar på DokuMera
Vi upprättar ständigt nya mallar inom olika områden för att göra ditt arbete både enklare och effektivare. Just nu har vi flera nya mallar inom olika områden. Klicka här för att se våra senast publicerade mallar.
