Det är bolagets styrelse som kallar till bolagets ordinarie bolagsstämma på det sätt som står i bolagsordningen. Detta ska göras tidigast 6 veckor och senast 4 veckor innan bolagsstämman. För privata aktiebolag får det finnas bestämmelser i bolagsordningen om att kallelsen får skickas ut senare än 4 veckor, men inte senare än två veckor före bolagsstämman.
Nedan följer en beskrivning av specifika bestämmelser för olika typer av aktiebolag.
Privata aktiebolag
Styrelsen i ett privat aktiebolag ska skicka ut kallelsen med post om något av följande planeras:
- Stämman ska äga rum tidigare än vad som framgår av bolagsordningen
- Stämman ska äga rum senaste än vad som framgår av bolagsordningen
- Aktieägarna ska besluta om ändringar om bolagsordningen som kräver högre majoritet än minst 2/3 av de angivna rösterna och de aktier som är företrädda på stämman.
- Aktieägarna ska ta ställning till om företaget ska gå i likvidation.
- Aktieägarna ska granska likvidatorn slutredovisning.
- Aktieägarna ska ta ställning till om likvidationen ska upphöra.
Publika aktiebolag utanför en reglerad marknad
Reglerna nedan gäller publika aktiebolag som inte är noterade på en reglerad marknad.
Kallelsen ska publiceras offentligt och ska alltid publiceras i:
- Post-och Inrikes tidningar.
- Minst en rikstäckande dagstidning. Vilken eller vilka rikstäckande tidningar som används för publicering ska stå i bolagsordningen.
Styrelsen ska även skicka ut kallelsen med post om något av följande planeras:
- Stämman ska hållas tidigare än vad som framgår i bolagsordningen.
- Stämma ska hållas senare än vad som framgår av bolagsordningen.
- Aktieägarna ska besluta om ändringar i bolagsordningen som kräver högre majoritet än minst 2/3 av de angivna rösterna och de aktier som är företrädda på stämman.
- Aktieägarna ska ta ställning till om företaget ska gå i likvidation.
- Aktieägarna ska granska likvidatorns slutredovisning.
- Aktieägarna ska ta ställning till om likvidationen ska upphöra.
Även publika aktiebolag som inte är noterad på en reglerad marknad kan välja att kalla till stämma på samma sätt som publika aktiebolag som är reglerad på en noterad marknad. Detta ska skrivas in i bolagsordningen. Det betyder att företaget då måste följa de reglerna som följer för de noterade företagen om att tillhandahålla handlingar innan årsstämman och andra bestämmelser för kallelse.
Publika aktiebolag som är noterade på reglerade marknad
Reglerna nedan gäller för publika aktiebolag som är noterade på en reglerad marknad.
Kallelsen till en årsstämma för publika aktiebolag som är noterade på en reglerad marknad ska publiceras offentligt i följande:
- I post- och Inrikes tidningar
- På aktiebolagets webbplats
- I minst en rikstäckande dagstidning
Bolagsordningen kan innehålla ytterligare bestämmelser rörande kallelse.
Tidningar som kan räknas som rikstäckande är:
- Svenska Dagbladet
- Dagens Nyheter
- Aftonbladet
- Expressen
- Dagens Industri
Kallelsen i rikstäckande dagstidning kan vara mer kortfattad än de andra kallelserna. Den måste dock innehålla uppgifter om företagets namn och organisationsnummer, vilken typ av bolagsstämma som ska hållas, tid och plats samt information om aktieägarnas rätt att delta på stämman. Den publicerade kallelsen ska dessutom innehålla information om att en fullständig kallelse finns på företagets webbplats och att kallelsen kan skickas till den som vill ha den.
I den publicerades kallelsen ska det framgå om:
- aktieägarna ska besluta om ändringar i bolagsordningen som kräver högre majoritet än minst två tredjedelar av de avgivna rösterna och de aktier som är företrädda på stämman.
- Aktieägarna ska ta ställning till om företaget ska gå i likvidation
- Aktieägarna ska granska likvidatorns slutredovisning
- Aktieägarna ska ta ställning till om likvidationen ska upphöra.
I följande fall måste styrelsen skicka kallelsen via post:
- Stämman ska vara tidigare än vad som framgår av bolagsordningen
- Stämman ska vara senare än vad som framgår av bolagsordningen.
