Kemikalieförteckning

I praktiken fungerar kemikalieförteckningen som mer än en lista över produkter. Den är ett verktyg för riskbedömning, substitution, tillsyn och regelefterlevnad. Den gör det möjligt att se vilka kemiska produkter och biotekniska organismer som faktiskt förekommer i verksamheten, vilka farliga egenskaper de har och i vilka mängder de används eller lagras. Därmed blir den också ett viktigt underlag för att kontrollera att verksamheten uppfyller andra krav, exempelvis inom Reach, CLP och arbetsmiljörätten.

Samtidigt är kemikalieförteckningen ofta ett område där missförstånd uppstår. Vissa verksamheter tror att det räcker med att samla säkerhetsdatablad i en pärm. Andra utgår från att endast särskilt farliga eller anmälningspliktiga kemikalier behöver tas med. Ytterligare andra blandar ihop egenkontrollförordningens krav med Arbetsmiljöverkets regler om kemiska arbetsmiljörisker. Denna guide syftar därför till att ge en strukturerad och praktiskt användbar genomgång av vad en kemikalieförteckning är, när den krävs, vad den ska innehålla och hur den bör användas i verksamhetens löpande egenkontroll.

Kravet på kemikalieförteckning finns i förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll. Det gäller för verksamheter som omfattas av tillstånds- eller anmälningsplikt enligt miljöbalken. Den rättsliga utgångspunkten är alltså inte att varje verksamhet som hanterar kemikalier måste ha en kemikalieförteckning, utan att skyldigheten träffar den kategori verksamhetsutövare som omfattas av egenkontrollförordningen. För den som är osäker på om verksamheten omfattas är den praktiska utgångspunkten ofta att kontrollera om verksamheten är tillstånds- eller anmälningspliktig och vid behov stämma av detta med tillsynsmyndigheten.

Kemikalieförteckningen fyller flera funktioner samtidigt. Den är främst ett stöd för att bedöma vilka risker för hälsa och miljö som kemikaliehanteringen kan medföra. Men den fungerar också som ett verktyg för att identifiera möjligheter till substitution, det vill säga att byta ut farliga produkter mot mindre farliga alternativ. Dessutom är den ett viktigt underlag vid tillsyn och kan användas för att kontrollera att verksamheten uppfyller annan kemikalielagstiftning.

Det är därför missvisande att se kemikalieförteckningen som en ren formalitet. En väl fungerande förteckning ger verksamheten faktisk kontroll över sin kemikaliehantering. En bristfällig förteckning innebär däremot ofta att verksamheten saknar en grundläggande överblick över vilka kemiska risker som finns i den egna driften.

Skyldigheten att ha en kemikalieförteckning gäller för verksamheter som omfattas av egenkontrollförordningen. För dessa verksamheter ska de kemiska produkter och biotekniska organismer som hanteras i verksamheten och som kan innebära risker från hälso- eller miljösynpunkt finnas med i förteckningen. Här är det viktigt att förstå att begreppet hantering är mycket brett. Det omfattar inte bara användning i snäv mening, utan även exempelvis tillverkning, bearbetning, behandling, förpackning, förvaring, transport, omhändertagande och andra jämförbara förfaranden. Kemikalieförteckningen ska alltså spegla den verkliga kemikaliehanteringen i verksamheten, inte bara inköpslistor eller förbrukning i produktionen.

Utgångspunkten bör vara att alla kemiska produkter som hanteras i verksamheten ska övervägas för upptagande i förteckningen. Samtidigt finns det i vägledningen utrymme för att begränsa förteckningen till sådana produkter som behövs för produktionen, driften eller skötseln av verksamheten och som objektivt sett kan innebära risker från hälso- eller miljösynpunkt. Det innebär att helt bagatellartade produkter eller sådana som saknar praktisk betydelse för verksamhetens miljö- och hälsorisker normalt kan lämnas utanför. Exempel som ofta används är kontorslim eller diskmedel i personalkök.

Det finns dock inga generella undantag för vissa typer av produkter bara därför att de används i liten omfattning eller finns i slutna system. Om en produkt hanteras i verksamheten och kan innebära risker, bör den normalt finnas med. Det gäller även kemikalier som inte kommer i direkt kontakt med verksamhetens produkter eller slutresultat, exempelvis smörjmedel, rengöringskemikalier eller motoroljor.

Den avgörande bedömningen är därför alltid konkret. Det är produktens kemiska egenskaper, hur den hanteras och vilken betydelse den har i verksamheten som styr om den ska finnas med. Förteckningen ska ge en rättvisande bild av den kemikaliehantering som faktiskt är relevant ur egenkontroll- och tillsynssynpunkt.

Egenkontrollförordningen anger vilket minimiinnehåll som kemikalieförteckningen ska ha. För varje produkt eller bioteknisk organism ska det finnas uppgifter om namn, omfattning och användning, information om hälso- och miljöskadlighet samt klassificering med avseende på hälso- eller miljöfarlighet.

Produktens namn är i praktiken normalt handelsnamnet, det vill säga den beteckning som finns på förpackningen eller i säkerhetsdatabladet. Förteckningen ska alltså i sin grundform vara produktbaserad, inte ämnesbaserad. När det gäller användning bör verksamheten ange vad produkten används till och i vilket sammanhang den förekommer. Syftet är att det ska gå att förstå vilken funktion produkten har i verksamheten och därmed också vilka risker som kan vara kopplade till hanteringen.

Omfattning avser främst hur mycket av produkten som används eller omsätts under ett år. I många fall är det också relevant att ange maximalt lagrad eller hanterad mängd, särskilt om det rör sig om större kvantiteter eller produkter med förhöjd riskprofil. Uppgifterna bör uttryckas på ett enhetligt och praktiskt användbart sätt, exempelvis i kilogram, ton, liter eller kubikmeter.

När det gäller information om hälso- och miljöskadlighet är tanken att förteckningen ska innehålla sådan information att verksamheten och tillsynsmyndigheten kan förstå vilka risker produkten medför. Denna information kan normalt hämtas från säkerhetsdatabladet. Klassificeringen ska i dag anpassas till CLP-förordningen. Det innebär att klassificeringen kan anges genom faroklass, farokategori och faroangivelse, eller genom de koder som används enligt CLP-systemet tillsammans med relevanta H-fraser. Det viktiga är att informationen blir tillräckligt tydlig och begriplig för att kunna användas som ett praktiskt verktyg.

Kemikalieförteckningen måste alltså innehålla mer än bara namn och säkerhetsdatabladshänvisning. Den ska ge en faktisk överblick över vilka produkter som hanteras, hur mycket som hanteras, hur de används och vilka farliga egenskaper de har.

Lagstiftningen ställer inte krav på att kemikalieförteckningen ska ha en viss form. Den kan finnas i ett digitalt system, i ett kalkylblad, i ett mer avancerat kemikaliehanteringssystem eller i form av en sammanhållen manuell dokumentation. Det avgörande är inte formatet i sig, utan att samtliga krav på innehåll är uppfyllda, att det går att överblicka vilka kemiska produkter som hanteras och att det finns fungerande rutiner för att hålla förteckningen uppdaterad.

Det betyder att en pärm med säkerhetsdatablad i vissa fall kan vara en del av lösningen, men sällan räcker som kemikalieförteckning i sig. Om säkerhetsdatabladen används som huvudunderlag måste det fortfarande finnas en struktur som gör det möjligt att överblicka vilka produkter som finns i verksamheten, hur de används och vilka mängder som hanteras. Förteckningen måste alltså vara ett aktivt arbetsverktyg, inte bara ett passivt arkiv.

Inte heller språket är uttryckligen reglerat i egenkontrollförordningen. Men i praktiken bör förteckningen vara utformad så att den är användbar både för verksamheten och för tillsynsmyndigheten. Om CLP-koder eller andra förkortningar används kan det därför vara lämpligt att komplettera med en förklarande bilaga eller annan nyckel så att innehållet blir begripligt.

En annan praktisk fråga gäller tillgängligheten internt. Egenkontrollförordningen ställer inte direkta krav på att hela förteckningen ska vara tillgänglig för all personal, men eftersom förteckningen är ett verktyg för att hantera risker är det i praktiken viktigt att den är tillräckligt tillgänglig för de personer som behöver den i sitt arbete. Här kan det också finnas skäl att samordna förteckningen med arbetsmiljörättsliga rutiner, även om regelverken inte är identiska.

Det finns inte heller någon uttrycklig lagstadgad bevarandetid för kemikalieförteckningen i egenkontrollförordningen, men det är rimligt att spara äldre versioner. Dels kan det behövas för att följa upp tidigare kemikalieanvändning, dels ligger det i linje med handbokens rekommendation att dokumentation från egenkontrollen bör sparas under viss tid.

Det formella lagkravet avser kemiska produkter och biotekniska organismer. Det innebär att kemikalieförteckningen som utgångspunkt kan föras på produktnivå, vanligtvis med produktens handelsnamn. Lagstiftningen kräver alltså inte att verksamheten ska redovisa samtliga ingående ämnen i varje produkt.

Samtidigt finns det i många verksamheter starka praktiska skäl att arbeta mer detaljerat och ha en utökad förteckning på ämnesnivå. Om verksamheten vill använda förteckningen som ett verktyg för substitution, arbetsmiljöbedömningar, Reach-kontroll eller intern kemikaliestrategi kan det vara mycket värdefullt att även känna till vilka klassificerade ämnen som ingår i produkterna. Den informationen går normalt att få fram genom säkerhetsdatabladen.

En ämnesbaserad förteckning kan underlätta identifieringen av särskilt problematiska ämnen, ämnen med hygieniska gränsvärden eller ämnen som omfattas av särskilda begränsningar eller tillståndskrav enligt Reach. Den är också användbar när verksamheten vill göra mer fördjupade riskbedömningar eller skapa bättre kontroll över kemikalieflödena.

Det är dock viktigt att skilja mellan vad lagen kräver och vad som kan vara lämpligt i en viss verksamhet. En vanlig missuppfattning är att tillsynsmyndigheten alltid kan kräva en fullständig ämnesförteckning som en del av den ordinarie kemikalieförteckningen. Så är det inte. Däremot kan tillsynsmyndigheten i ett konkret tillsynsärende begära in utökade uppgifter, om myndigheten kan motivera varför informationen behövs och om uppgifterna är rimliga för verksamhetsutövaren att ta fram.

För många verksamheter är det därför klokt att ha en grundläggande kemikalieförteckning på produktnivå och därutöver vara beredd att vid behov arbeta vidare på ämnesnivå.

Kemikalieförteckningen enligt egenkontrollförordningen står inte ensam. Den samspelar med flera andra regelverk, framför allt CLP-förordningen, Reach och Arbetsmiljöverkets regler om kemiska arbetsmiljörisker. Det är här många verksamheter upplever att regelverken flyter ihop, men det är viktigt att hålla isär dem samtidigt som man använder samordningsvinsterna.

När det gäller klassificering ska kemikalieförteckningen vara anpassad till CLP-förordningen. Det innebär att den klassificeringsinformation som tas in i förteckningen ska spegla hur produkten är klassificerad enligt CLP. Säkerhetsdatabladet är här den centrala informationskällan.

Reach aktualiseras på ett annat sätt. Själva kemikalieförteckningen enligt egenkontrollförordningen är inte identisk med verksamhetens skyldigheter enligt Reach, men den är ett viktigt verktyg för att kunna uppfylla dessa. För att veta om en verksamhet hanterar ämnen som omfattas av tillstånd, begränsningar eller särskilda informationskrav måste verksamheten ha tillräcklig kunskap om vilka produkter och ämnen som faktiskt förekommer i verksamheten.

Arbetsmiljörätten har sin egen logik. Arbetsmiljöverkets regler om kemiska arbetsmiljörisker innehåller krav på identifiering och dokumentation av kemiska riskkällor i arbetsmiljön. Dessa krav liknar i viss mån egenkontrollförordningens, men är inte desamma. Kraven skiljer sig både i syfte och i detaljer. Det är därför fel att tro att en arbetsmiljöförteckning automatiskt uppfyller miljörättens krav, eller tvärtom. Däremot kan det vara mycket klokt att samordna systemen så att verksamheten inte arbetar med dubbla och motstridiga kemikalielistor.

Kemikalieförteckningen bör därför ses som en del av ett större regelefterlevnadssystem. Ju bättre den är uppbyggd, desto lättare blir det att hantera tillsyn, riskbedömning och annan lagstiftning på kemikalieområdet.

En kemikalieförteckning är bara användbar om den hålls aktuell. Den måste därför vara en levande del av verksamhetens egenkontroll och inte ett engångsdokument som tas fram inför tillsyn eller intern revision. Nya produkter måste föras in, utfasade produkter tas bort och klassificeringar uppdateras när leverantörsinformation förändras. För många verksamheter är detta den största praktiska utmaningen.

Det behövs därför fungerande rutiner för vem som ansvarar för uppdatering, hur nya produkter godkänns innan de tas in i verksamheten och hur säkerhetsdatablad och klassificeringsuppgifter hålls aktuella. Utan sådana rutiner riskerar förteckningen snabbt att förlora sitt värde, även om den en gång varit välgjord.

Ur tillsynsperspektiv är kemikalieförteckningen ofta ett av de första dokument som efterfrågas. Det beror på att den ger en snabb bild av hur verksamheten arbetar med sin egenkontroll. En ofullständig eller uppenbart inaktuell förteckning kan därför signalera bredare brister i verksamhetens miljöarbete. En väl genomarbetad förteckning visar däremot att verksamheten har kontroll över sina kemiska risker och kan också underlätta dialogen med tillsynsmyndigheten.

Det är också viktigt att förstå att tillsynsmyndigheten kan begära in ytterligare uppgifter om det behövs för tillsynen. Därför bör verksamheten inte bara sträva efter att uppfylla minimikraven, utan också bygga upp förteckningen så att den är praktiskt användbar som underlag för vidare frågor.

I slutändan är kemikalieförteckningen inte bara ett dokumentkrav. Den är ett uttryck för verksamhetens faktiska kunskap om sin kemikaliehantering. Därför är den också en nyckel till både regelefterlevnad och verklig riskkontroll.