Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljö är ett stort område och täcker egentligen in allt som rör medarbetarens arbetssituation. Så snart det finns en anställd har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar. Arbetsmiljö kan delas in i tre områden; fysisk, organisatorisk och social. Alla tre områden är lika viktiga att beakta och arbeta med.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) är alla arbetsgivare skyldiga att systematiskt planera, leda och fördela uppgifter i verksamheten som rör arbetsmiljön. Det innebär i korta drag att arbetsgivaren ska undersöka och åtgärda de risker som finns på arbetsplatsen. Beroende på verksamhetens storlek och verksamhet finns olika dokumentationskrav.

Denna guide går steg för steg igenom hur man arbetar systematiskt med arbetsmiljöfrågorna och innehåller alla nödvändiga dokument.

Innehållsförteckning
      Visa mer/mindre

      Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) är alla arbetsgivare skyldiga att systematiskt planera, leda och fördela uppgifter i verksamheten som rör arbetsmiljön. Det innebär i korta drag att arbetsgivaren ska undersöka och åtgärda de risker som finns på arbetsplatsen.

      Arbetsmiljö är ett stort område och täcker egentligen in allt som rör medarbetarens arbetssituation. Så snart det finns en anställd har arbetsgivaren ett arbetsmiljöansvar. Arbetsmiljö kan delas in i tre områden; fysisk, organisatorisk och social. Alla tre områden är lika viktiga att beakta och arbeta med.

      Att arbeta systematiskt med arbetsmiljöfrågorna är det som vi ska gå igenom i denna guide.

      Dokumentationskrav beroende på verksamhetens storlek

      Det finns delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet där alla arbetsgivare behöver genomföra och dokumentera:

      • Skriftliga riskbedömningar, där det framgår vilka risker som bedömts och vilka risker som är allvarliga
      • Skriftliga säkerhetsrutiner vid riskfyllda arbetsmoment
      • En skriftlig handlingsplan över sådant som ni planerar att göra för att förbättra arbetsmiljön
      • En skriftlig sammanställning av olycksfall och allvarliga tillbud. Denna ska göras årligen, men bara om det inträffat några olyckor eller allvarliga tillbud

      Vid fler än 5 arbetstagare ska ett skyddsombud utses. 

      Organisationer med minst tio anställda måste dessutom bl.a. ha:

      • En skriftlig arbetsmiljöpolicy med rutiner och mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
      • En skriftlig beskrivning av hur arbetet med arbetsmiljö ska fungera, dvs. rutiner för arbetsmiljöarbetet, vem som gör vad etc av löpande arbetsmiljöarbete
      • Årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, riskbedömningar och handlingsplaner som tagits fram
      • Delegering, dvs. skriftlig uppgiftsfördelning av ansvar för uppgifter i arbetsmiljön

      Vid fler än 50 arbetstagare på ett arbetsställe ska dessutom en arbetsmiljökommitté finnas.

      Alla i en organisation har egentligen ett ansvar för arbetsmiljön. Det åligger inte bara någon enstaka person i organisationen. För mer detaljerad information kring olika rollers ansvar se dokument Ansvarsfördelning och roller inom arbetsmiljö.

      Arbetsmiljöarbetet i företaget ska ske i samverkan mellan medarbetare och arbetsgivare. Detta sker bl.a. genom skyddsombud. Om skyddsombud inte kan utses, ska samverkan ske direkt med medarbetarna.

      Skyddsombud

      Skyddsombud, eller arbetsmiljöombud som det också kallas, ska utses på alla lokala arbetsplatser med fler än fem arbetstagare. Skyddsombuden utses normalt i första hand av de fackförbund som finns på arbetsplatsen. Om inte detta görs, eller ingen facklig klubb finns, ska arbetsgivaren göra vad man kan för att uppmuntra att ett skyddsombud utses bland medarbetarna. Ett skyddsombud måste inte vara anslutet till facket. Finns inget lokalt skyddsombud utsett sker annars samverkan med regionalt skyddsombud, dvs. ett skyddsombud som sitter hos fackförbunden på regional nivå.

      Om det finns fler än ett skyddsombud ska ett av dessa utses till huvudskyddsombud.

      Skyddskommitté

      Vid arbetsplatser med fler än 50 anställda ska en skyddskommitté finnas (kan också kallas arbetsmiljökommitté). En skyddskommitté har en övergripande samverkansfunktion och består av både arbetstagar- och arbetsgivarrepresentanter. Arbetsgivaren brukar representeras av någon medarbetare på HR/lön som samordnar arbetsmiljöarbetet och en eller flera med chefsansvar.

      Genom anslag på anslagstavlor eller annat sätt ska personalen informeras om vem eller vilka personer som är skyddsombud eller tillhör skyddskommittén på arbetsplatsen. Gärna med kontaktuppgifter till aktuella personer.

      För mer detaljerad information kring olika rollers uppgiftsansvar se dokument Ansvarsfördelning och roller inom arbetsmiljö.

      • Word Anslag om arbetsmiljörutin på arbetsplatsen 2025
        Ladda ner
      • Word Ansvarsfördelning och roller inom arbetsmiljö 2025
        Ladda ner
      • Word Protokoll - Skyddskommitténs möte 2025
        Ladda ner

      Alla arbetsgivare måste enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) ha en arbetsmiljöpolicy. Har arbetsgivaren 10 anställda eller fler ska policyn dessutom vara skriftlig. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar ska dessutom skriftliga och mätbara mål tas fram i verksamheter med 10 anställda eller fler. Målen ska t.ex. främja en god arbetsmiljö utifrån organisatoriska och sociala aspekter.

      Arbetsmiljöpolicyn och målen ska i första hand tas fram av ledningen i samverkan med de anställda. Detta kan också tas fram genom representanter för arbetsgivaren och skyddsombud/ skyddskommitté, men då måste policyn och målen tydligt kommuniceras ut till de anställda.

      Det är viktigt att ledningen har ett engagemang i dessa frågor och står bakom policyn och målen. Policyn ska förtydliga ledningens syn på medarbetaren som resurs, hälsa och att arbetsmiljöfrågor är en viktig fråga.

      Ledningen ansvarar också för att ta fram en strategi för hur målen ska uppnås och följas upp. Dessutom säkerställa att rutiner, handlingsplaner, utbildningar etc. rörande arbetsmiljö får de resurser som krävs. Sätt upp 3–5 mål, som t.ex. kan handla om att minska sjukfrånvaron, minska sjuknärvaron, minska upplevelsen av stress, öka trivseln.

      Den policy och de mål som sätts upp ska vara så konkreta och tydliga som möjligt, realistiska och mätbara, dvs. i siffror. Enkäter och statistik är exempel på verktyg som kan hjälpa er ta fram mätbara mål som lättare kan definieras med siffror.

      Målen följs upp årligen.

      Arbetsmiljöansvaret ligger enligt arbetsmiljölagen på arbetsgivaren som juridisk person, dvs. ett bolag, kommun eller ekonomisk förening. Den verkställande direktören har sedan det yttersta ansvaret från styrelsen att representera den juridiska enheten och därmed säkerställa att arbetsmiljölagstiftningen följs och att arbetsmiljöansvaret verkställs i organisationen. En VD är därmed också personligt ansvarig för arbetsmiljön.

      VD kan dock oftast inte leda och övervaka den operativa verksamheten i detalj, varför specifika och uttalade arbetsuppgifter kring det praktiska arbetsmiljöarbetet kan delegeras, dvs. överföras till andra personer i organisationen. Lämpligen sker det till chefer, arbetsledare eller andra personer som genom sin funktion kan delegeras ett uppgiftsansvar. Det är viktigt att förstå att det inte är själva arbetsmiljöansvaret som delegeras, utan ansvaret att utföra vissa arbetsuppgifter inom arbetsmiljön. Vem som ytterst bär ansvar om lagstiftning inte följs eller om det sker en olycka eller ohälsa, avgörs i rättsprocess av domstol.

      I verksamheter med minst 10 anställda ska delegeringen ske skriftligen. En chef eller arbetsledare som inte anser sig kunna fullgöra sitt delegerade uppgiftsansvar (pga. resursbrist, brister i kunskaper eller liknande), kan returnera hela eller delar av uppgifterna tillbaka till överordnad chef, eller till den som utförde delegeringen. Även returneringen ska då ske skriftligen. Anledningen till att både en delegering och returnering ska ske skriftligen handlar om att tydliggöra vem som har/eller hade det direkta ansvaret i en specifik fråga.

      • Word Delegering - Uppgiftsfördelning inom arbetsmiljö 2025
        Ladda ner
      • Word Returnering av arbetsmiljöuppgifter 2025
        Ladda ner

      Chefer och ledare som fått uppgifter delegerade till sig, men även övriga personer som utifrån sin funktion delegerats uppgifter, måste få förutsättningar och tillräckliga kunskaper för att klara av dessa uppgifter. Arbetsgivaren ska då tillse att relevant utbildning ges till alla berörda personer.

      Skyddsombuden och ledamöterna i skyddskommittén ska också ges utbildning utifrån sin roll i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombud som är utsedd av ett fackförbund kan utbildas via dem, men annars kan chefer och skyddsombud med fördel genomgå gemensamma utbildningar.

      Eftersom medarbetarna också har ett ansvar i arbetsmiljöarbetet är det viktigt att informera hela personalen om arbetsmiljöfrågor, allas ansvar och roller, vilka risker som finns, säkerhetsföreskrifter och rutiner etc. Arbetsgivaren bör därför upprätta särskilda rutiner för utbildningar, genomgångar och löpande information om arbetsmiljöfrågor till både chefer/ledare och medarbetarna. Ett sätt att skapa ett öppet klimat och delaktighet i dessa frågor är att göra arbetsmiljö till en stående punkt på dagordningen för ledningsgrupps- och arbetsplatsmöten. Även vid introduktion av nyanställda ska arbetsmiljö- och skyddsföreskrifter gås igenom.

      Alla relevanta lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter som är kopplade till arbetsmiljö ska finnas tillgängliga för medarbetarna. Föreskrifterna kan beställas via Arbetsmiljöverkets hemsida, eller laddas ned därifrån. Ett annat sätt är att lägga upp länkarna direkt från sitt eget intranät, om sådan finns. Då är de alltid uppdaterade. Även de säkerhetsrutiner och instruktioner som måste finnas vid riskfyllda arbetsmoment ska finnas väl synliga och lätta att hitta för alla.

      Den systematiska undersökningen och kartläggningen av arbetsmiljön, som arbetsgivaren regelbundet måste göra består av 5 steg:

      1. Undersök/kartlägg arbetsmiljön (både den fysiska och psykosociala miljön)
      2. Bedöm riskerna
      3. Åtgärda riskerna
      4. Skriv en handlingsplan på det som inte åtgärdas omgående
      5. Följ upp och kontrollera om åtgärderna har fungerat

      Själva undersökningen, eller kartläggningen, av arbetsmiljön kan ske på många sätt. Här är några exempel på aktiviteter som det kan handla om:

      • Genom regelbundna och dokumenterade skyddsronder (arbetsmiljöronder). Se nästa steg i Guiden.
      • Medarbetarundersökningar eller enkäter av olika slag.
      • Arbetsplatsmöten eller andra möten där också arbetsmiljöfrågorna ska kunna behandlas. Gärna som en stående punkt på agendan. Medarbetare uppmuntras till att påtala brister i arbetsmiljön eller att komma med idéer om hur man ytterligare kan utveckla den.
      • Individuella utvecklingssamtal där medarbetaren ska få löpande feedback på sitt arbete och sin prestation och diskutera förutsättningar för sitt arbete.
      • Via företagshälsovården kan djupare undersökningar och rapporter tas fram via t.ex. hälsoundersökningar.
      • Ta fram och analysera statistik som t.ex. sjukfrånvaro, frisknärvaro, arbetad tid etc.
      • Avgångsintervjuer med medarbetare som ska sluta.
      • Vid separata brandskyddsgenomgångar som också ska ske i samarbete med hyresvärden.
      • Etc.

      Många aktiviteter kan ske parallellt, men minst en gång per år ska arbetsgivaren undersöka och kartlägga arbetssituationen på arbetsplatsen så att ohälsa och olycksfall förebyggs och en god arbetsmiljö uppnås. Kartläggningen ska omfatta såväl psykologiska som sociala förhållanden men även fysiska och tekniska arbetsförutsättningar.

      Hur går det till?

      1. Planera tidpunkter för genomförandet. Minst 1 gång per år.
      2. Bjud in lämpliga deltagare: arbetsgivarrepresentant, skyddsombud (annars 1–2 medarbetarrepresentanter), ev. ytterligare lämpliga personer.
      3. Gå runt i lokalen och titta på alla nödvändiga faktorer. Undersök även de psykosociala områdena. Vad är riskfyllt, vad behöver åtgärdas etc. En formell skyddsrond ska dokumenteras i en riskbedömning.
        • Skriv in problembeskrivning, riskbedömning och åtgärdsförslag.
        • Prioritera 1, 2, 3 alternativt 0 (= inte relevant)
        • Ärenden som inte kan åtgärdas lokalt lyfts vidare inom verksamheten.
      4. Åtgärda akuta saker direkt. För övriga åtgärder är protokollet en handlingsplan som beskriver vad som behöver göras och när.
      5. Följ upp aktiviteterna från handlingsplanen i protokollet

      Eftersom allt fler arbetar med datorer och i IT-miljöer bör även detta område undersökas specifikt.

      För att underlätta den psykosociala kartläggningen kan en skriftlig medarbetarenkät göras. Alla medarbetare ges då möjlighet att uttrycka sin åsikt om den egna fysiska, sociala och psykologiska arbetsmiljön. Att i förväg noga informera om syftet med enkäten är mycket viktigt, liksom att ta resultaten på allvar och att verkligen ta tag i de eventuella brister som kommer fram i enkätsvaren.

      Vid förändringar i verksamheten ska en särskild riskbedömning av arbetsmiljöeffekterna göras och kartläggas.

      Exempel på större förändringar är ny- eller ombyggnation av lokaler, ny arbetsutrustning eller personalförändringar.

      • Word Riskbedömning vid organisationsförändringar 2025
        Ladda ner

      Utifrån arbetsgivares skyldigheter att förebygga ohälsa och åtgärda problem ska särskilda rutiner skapas för olika arbetsmiljöområden. Viktiga rutiner att upprätta, förankra och använda i verksamheten är:

      • Rutiner om hälsa, friskvård, sjukdom och rehabilitering
      • Rutiner om rapportering av tillbud, olycksfall och personskada

      Arbetsskador och tillbud ska också utredas så att det inte händer igen. Dessutom ska rutiner för arbetsskada upprättas.

      Årligen ska skriftliga sammanställningar göras av ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud i verksamheten

      Dokumentera och utred alla inträffade fall – på så sätt är det lättare att hitta åtgärder för att kunna förebygga risker i framtiden. Glöm inte anmäla olycksfall och tillbud snarast till Arbetsmiljöverket genom www.anmalarbetsskada.se

      • Word Anmälan och utredning av skada, tillbud, olycka eller hälsa 2025
        Ladda ner
      • Word Arbetsskada - Checklista 2025
        Ladda ner
      • Word Arbetsskada - Information 2025
        Ladda ner
      • Word Friskvårdspolicy 2025
        Ladda ner
      • Word Krishantering - Handlingsplan vid arbetsplatsolycka 2025
        Ladda ner
      • Word Krishantering - Handlingsplan vid brand 2025
        Ladda ner
      • Word Krishantering - Handlingsplan vid dödsfall 2025
        Ladda ner
      • Word Krishantering - Handlingsplan vid rån, hot och våld 2025
        Ladda ner
      • Word Policy mot diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling 2025
        Ladda ner
      • Word Rehabiliteringskedjan 2025
        Ladda ner
      • Word Rehabiliteringsplan – plan för återgång i arbetet 2025
        Ladda ner
      • Word Rehabiliteringspolicy 2025
        Ladda ner
      • Word Rutin för olycksfall och tillbudsrapportering 2025
        Ladda ner
      • Word Sjuk- och rehabiliteringsprocessen - För arbetsgivaren 2025
        Ladda ner
      • Word Spridning av information och bilder i händelse av kris - Information och policy 2025
        Ladda ner
      • Word Utredning av skada, ohälsa eller tillbud 2025
        Ladda ner
      • Word Årlig sammanställning - Ohälsa, olycksfall och tillbud 2025
        Ladda ner

      Alla arbetsgivare ska årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dels hur arbetet fungerat under året som gått, dels för att säkerställa att man lever upp till Arbetsmiljöverkets föreskrifter och övrig vid var tid gällande arbetsmiljölagstiftning.

      Ansvarig för att genomföra den årliga uppföljningen är den högsta ledningen. Vid den årliga uppföljningen ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagarrepresentanter vara med.
       
      Om den årliga uppföljningen visar att det finns brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras och följas upp i en handlingsplan.

      • Word Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2025
        Ladda ner
      Arbetsmiljöarbetet - Vad säger lagen?
      Guide
      +
      Word
      44

      Specifikation

      • Systematiskt arbetsmiljöarbete
      • 49
      • Guide
      • 44
      • Word
      Välj din plan

      Med vårt abonnemang får du obegränsad tillgång till alla våra dokument och guider