Anmälningar om missförhållanden ska lämnas genom interna rapporteringskanaler som verksamhetsutövaren ska upprätta. En kanal för att inrapportera ett missförhållande kan vara en fysisk enhet eller funktion dit rapportering kan ske. Inom kanalen ska det sedan också finnas rutiner för att ta emot informationen samt hur informationen tas om hand.
Själva rapporteringsvägen in kan vara ett IT-systemstöd, en applikation (mobilapp), mejladress, telefonnummer osv. Viktigt att den rapporteringsväg man väljer ska säkerställa sekretess och integritet och att det ska kunna gå att välja alternativ väg, som till exempel ett fysiskt möte.
Vem tar emot informationen?
Inom den kanalen eller mottagarenheten till informationen ska verksamhetsutövaren utse oberoende och självständiga personer eller enheter som ska ha behörighet att ta emot rapporter och ha kontakt med den som larmat å verksamhetsutövarens vägnar. Det innebär att ha ett visst mandat att agera självständigt, utan verksamhetsutövarens godkännande, att kunna inleda och avsluta utredning. Även att formulera slutsatser. Verksamhetsutövaren får förstås inte utöva påtryckning eller bestraffning mot en sådan person som har denna funktion och mandat.
De personer eller enheter som utses till den interna rapporteringskanalen kan antingen finnas inom verksamheten, dvs någon/några anställda, eller genom att anlita en utomstående part som, helt eller delvis, kan hantera rapporteringskanalerna och förfarandena för verksamhetsutövarens räkning.
Exempel på intern mottagare (funktioner och enheter):
- Personalavdelning (HR-avdelning)
- Juridisk enhet
- Säkerhetsavdelning
Det bör då vara chef över sådana avdelningar som har det yttersta ansvaret.
Exempel på utomstående mottagare kan vara advokat-, revisionsbyråer eller rådgivare. Att utse en utomstående mottagare kan möjliggöra en tydlighet av oberoende och förtroende för systemet, speciellt i fall där ledningen direkt eller indirekt är involverad i ärendet, eller där visselblåsaren vet att ledningen är väl medveten om ärendet, men inte har för avsikt att göra något åt det.
Vilka delar av processen som ska hanteras internt, eller i förekommande fall av utomstående part, ska vara tydlig i instruktionen. Det kan också vara olika personer som hanterar olika delar av processen.
Oavsett om rapporteringskanalen är helt intern eller med extern part, har verksamhetsutövaren alltid det yttersta ansvaret för att funktionen utformas och hanteras i enlighet med lagens krav.
Det är viktigt att den som vill rapportera ett missförhållande använder den kanal som verksamhetsutövaren har satt upp för att skyddas enligt lag. Om det däremot saknas rapporteringskanal för att visselblåsa, eller om verksamhetsutövaren har en undermålig kanal, kan visselblåsaren ändå skyddas enligt denna lag om man då rapporterar på annat sätt internt. Samma gäller för personer som inte har börjat ännu och som kanske inte känner till hur rapporteringen ska gå till.
Risk för jäv
Verksamhetsutövaren ska också se till att intressekonflikter (jäv) undviks, till exempel genom att säkerställa att en behörig person aldrig hanterar ett ärende där personen själv är part. En behörig person ska då kunna rapportera till ett organ eller en funktion på verksamhetens högsta nivå eller helst en funktion eller person utanför organisationen.
Muntlig eller skriftlig rapportering
Den rapporteringskanal som ska utformas ska stödja att larmet rapporteras antingen skriftligen eller muntligen. Det är upp till visselblåsaren hur man vill göra.
Muntlig rapportering
En muntlig rapportering kan ske till exempel via telefon eller fysiskt möte, om så begärs. Om fysiskt möte begärs ska detta kunna ske skyndsamt.
Muntlig rapportering ska dokumenteras av mottagaren antingen genom att man spelar in samtalet eller att mottagaren skriver ner vad som framkommit. Om rapporteringen spelas in ska samtycke ges i förväg. Om den skrivs ner i skriftlig dokumentation ska den som rapporterar få bekräfta denna dokumentation och kunna korrigera felaktigheter.
Skriftlig rapportering
Skriftlig rapportering kan ske via IT-portal, e-post, applikationsplattform eller dylikt. Formerna för detta kan verksamhetsutövaren bestämma.
Utformningen av hanteringsrutinerna – vad händer med ett ärende?
Det är viktigt att ha tydliga rutiner för hur man går till väga för att larma, men också vad som händer med informationen samt vilken kontakt och uppföljning som visselblåsaren kan förvänta sig.
Utformandet av kanalens rutiner för att hantera ett ärende handlar därför om att:
- Kunna ta emot antingen skriftliga eller muntliga rapporter. Ett fysiskt möte ska kunna genomföras inom skälig tid.
- En bekräftelse på mottagandet av rapporten ska ges inom sju (7) dagar, såvida inte personen avsagt sig det eller om mottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.
- De uppgifter som rapporteras ska skyndsamt utredas och följas upp:
- Vidta åtgärder för att bedöma riktigheten i de påstående om missförhållandet som rapporteras
- Vidarebefordra informationen till den som är ansvarig för vidare åtgärder.
- Den rapporterande personen ska senast inom tre (3) månader få återkoppling i skälig utsträckning om vilka åtgärder som vidtagits. Vissa sekretessbestämmelser kan hindra att detta lämnas ut, men så långt som det är möjligt.
