Lönekartläggning och analys

För arbetsgivare med 10 eller fler anställda vid kalenderårets början ska skriftligen dokumentera arbetet med aktiva åtgärder.

Dokumentationen ska innehålla:

1. Redovisning av resultatet av lönekartläggningsarbetet och den analys som görs.
2. Redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda osakliga löneskillnader som har ett samband med kön.
3. Kostnadsberäkning och en tidplan utifrån målsättning att nödvändiga åtgärder och lönejusteringar som behöver vidtas ska genomföras så snart som möjligt och senat inom tre år.
4. Redovisning och utvärdering av hur föregående års planerade åtgärder har genomförts.
5. Redogörelse för hur skyldigheten att samverka i arbetet med lönekartläggningen fullgjorts.

Lönekartläggningen är en del av diskriminerings- och likabehandlingsarbetet inom verksamheten. Lönekartläggning inklusive dokumentation av arbetet och de aktiva åtgärder som tas fram, bör lämpligen vara färdig i god tid före årets lönerevision.

Lönekartläggning ska omfatta samtliga anställda på företaget, oavsett facklig tillhörighet, anställningsform eller tjänstgöringsgrad. Enda undantagen är företagsledande personer som förhandlar om lön och anställningsvillkor direkt med bolagsstyrelsen eller annan part utanför företaget.

Även om alla, eller nästan alla, medarbetare består av ett kön ska lönekartläggning göras; det kan dessutom vara till stor nytta för arbetsgivaren, och exempelvis ge intressanta uppgifter inför nyrekryteringar, kompetensutveckling etc.

Kartläggning och analys gäller områdena:

• Lönestruktur, dvs. de bestämmelser och praxis om lön och andra anställningsvillkor som tillämpas i verksamheten.
• Lika arbete, dvs. vilka löneskillnader som finns mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika
• Likvärdigt arbete, dvs. vilka löneskillnader i lön eller lönespridning som finns mellan kvinno- respektive mansdominerade grupper (minst 60 %) som bedöms vara likvärdiga.
• Hierarkiska löneskillnader, dvs om kvinnodominerade grupper med högre krav, men där lönen är lägre än en icke kvinnodominerad grupp

Analyserna som ska göras ska ske både ur ett kvinnligt och ett manligt perspektiv, dvs även manliga anställdas lägre lön ska kunna förklaras med sakliga kriterier alternativt justeras.

Samverkan

Att genomföra en lönekartläggning, analysera eventuella löneskillnader och upprätta dokumentationskravet är arbetsgivarens ansvar tillsammans med de beslut som ska tas i samband med detta. Finns kollektivavtal ska arbetsgivare och arbetstagare däremot samverka i framställningen av lönekartläggningen. Det saknas särskilda regler för hur exakt samverkan ska ske, men arbetsgivaren ska förse de fackliga parterna information så att de kan bidra optimalt i arbetet.

Det finns dock inte någon skyldighet i diskrimineringslagen (om man inte vill) att lämna ut alla anställdas alla uppgifter om lön och anställningsvillkor. Löneuppgifter får endast delges i samband med att informationen behövs för att kunna göra en meningsfull kartläggning och analys, alternativt att man presenterar lönerna med indexreglering eller belägga vissa personer med tystnadsplikt (enligt 21-22 §§ MBL).

Det är lämpligt att diskutera frågor om öppenhet och tystnadsplikt redan i samband med att arbetet planeras.

Sanktioner

Om arbetsgivaren inte följer diskrimineringslagens krav på aktivt diskriminerings- och likabehandlingsarbete, och därmed också lönekartläggning, kan ytterst riskeras straffavgift, så kallat vite. Det är Diskrimineringsombudsmannen som kontrollerar och i så fall dömer ut ett eventuellt vite.

Välj ut och samla alla medarbetare som ska medverka, dvs. representanter för båda parterna. Förslagsvis består gruppen av HR (eller motsvarande om sådan funktion finns) eller en chef och från arbetstagarna fackliga representanter, alternativt annan person som ska representera medarbetarna. Det kan med fördel vara arbetstagarrepresentanter från olika delar av verksamheten. Någon utses till huvudansvarig att driva processen och arbetet.

Inled arbetet med ett samråd, för att diskutera när och hur arbetet ska läggas upp samt vilken insyn som ska gälla. Informera om hela processen, dess tidsplan och vikten av alla medverkandes delaktighet. Gå igenom vilket material som ska tas fram och bestäm vem som ska göra vad i arbetet.

Analysera tidigare lönekartläggning

Ta fram den senaste lönekartläggningen. Analysera om de senaste planerade åtgärderna har följts, eller om något återstår att göra. Vad som fungerat bra eller mindre bra förra gången etc.

Se över lönepolicyn. Hur beskrivs de lönegrundande faktorerna, uttrycks att lönerna ska vara könsneutrala? Om en lönepolicy inte finns är det nu lämpligt att ta fram en sådan.

Vilka kriterier vid lönesättning och anställningsvillkor finns? Är kriterierna tillräckliga för att förklara eventuella skillnader som kan finnas i lönesättningen?

Kartlägg hur verksamhetens löneprocesser och lönesystem ser ut. Studera och analysera om det finns några hinder i verksamheten som försvårar en könsneutral syn på lön och förmåner. Har både kvinnor och män möjlighet till individuell lönesättning? På alla befattningar och nivåer?

Utred vad du som arbetsgivare behöver åtgärda. Dokumentera resultatet, t ex i en åtgärdsplan – ange aktiviteter, ansvarig person, tidplan och kostnadsuppskattning.

Ta fram och analysera alla olika förekommande förmåner och anställningsvillkor – både individuella och sådana som gäller enligt kollektivavtal. Glöm inte bonusar, belöningssystem och andra förmåner. Är förmånerna könsneutrala och vilka förmåner erbjuds vilka befattningar, dvs kan det förklaras med könsneutrala argument?

Utred vad du som arbetsgivare vill ändra på i en åtgärdsplan – ange aktiviteter, ansvarig person, tidplan och kostnadsuppskattning.

Arbete som utförs av en eller flera personer med lika, eller i det närmaste lika arbetsuppgifter är att betrakta som "lika arbete". Undersök lönespridning och löneutveckling för män och kvinnor i dessa grupper. Om det finns löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbeten ska arbetsgivaren analysera vad det beror på.

1. Gruppera alla lika befattningar, eller i det närmaste lika. Eventuellt kan undergrupper behövas. Lika arbeten grupperas oavsett de individuella medarbetarnas avtalstillhörighet, anställningsform, befattning och nivå. Sammanställ grupperna i tabeller.
2. Komplettera tabellerna med uppgifter om medellön och lönespridning. Räkna upp deltidslöner till heltid, räkna in värdet på tjänstebil och andra individuella förmåner. Däremot ska inte övertidsersättning och OB-tillägg tas med.
3. Studera sammanställningen och analysera om det finns osakliga löneskillnader inom grupper med både kvinnor och män. Ta också hänsyn till övriga anställningsvillkor och förmåner. Grupper med bara det ena könet behöver inte tas med och analyseras i detta steg av kartläggningen.

Utred vad du som arbetsgivare vill ändra på i en åtgärdsplan – ange aktiviteter, ansvarig person, tidplan och kostnadsuppskattning.

Syftet med denna analys är att se om kvinnodominerade yrken undervärderas i lön, även om kraven och ansträngningen är likvärdiga mansdominerade yrken.

Värderingen i detta skede måste bli korrekt och objektivt, därför kan befattningsbeskrivningar vara bra att utgå från. Viktigt att fokusera enbart på befattningen/tjänsten/arbetsuppgifterna när krav och svårighetsgrader för en viss befattning ska bedömas, inte förmåga eller prestation hos individen som har befattningen!

För att uppnå en samsyn i värderingen är det också viktigt att chefer i verksamheten får vara med i värderingsarbetet.

1. Vikta och sätt värderingspoäng för varje befattning utifrån arbetsförhållanden och ansträngning. Följande tre huvudområden ska användas i värderingen:

• Kunskap/färdighet – utbildning, erfarenhet, sociala färdigheter/samarbeten, yrkesmässiga färdigheter, förmåga till problemlösning.
• Ansvar – för personal, budget, försäljning, verksamhet, ansvar för utrustning eller lokaler, rådgivning, information, förhandlingar, grad av självständighet i arbetet.
• Ansträngning eller arbetsförhållanden – fysisk resp. psykisk ansträngning, risk för skador, repetitiva arbetsmoment, arbetsbelastning, tillgänglighet, oregelbunden arbetstid, utsatthet för stress, grad av koncentration, utsatt för hot eller våld.

För att ytterligare tydliggöra de olika faktorerna – ta fram underrubriker till dem. Observera att det är arbetets krav som ska värderas i detta skede av kartläggningen, inte medarbetares individuella prestation eller kompetens.

2. Gradera befattningarna i den ordning efter vilket poängvärde de fått. Arbetena kan vara av helt olika typ men ändå värderas lika.

3. Identifiera kvinnodominerade grupper. (Med det avses grupper där kvinnor utgör minst 60 procent av medarbetarna.) Saknas sådana grupper behövs inte någon särskild analys av detta.

4. Lägg in medellöner och anställningsvillkor i ett eget diagram för de grupper som ska jämföras tillsammans med graderingen i den första punkten ovan.

5. Analysera löneskillnaderna i de grupper som är, eller brukar vara, kvinnodominerade med andra likvärdiga, men mansdominerade grupper. (Med mansdominerade grupper avses de där minst 60 procent av medarbetarna är män.) Går det att argumentera sakligt och könsneutralt för de eventuella löneskillnader som finns?

Utred vad du som arbetsgivare vill ändra på i en åtgärdsplan – ange aktiviteter, ansvarig person, tidplan och kostnadsuppskattning.

Syftet med denna analys är att se om kvinnodominerade yrken undervärderas i lön, även om kraven och ansträngningen är tyngre än mansdominerade yrken.
Utgå ifrån kartläggningen som gjorts av likvärdigt arbete. Analysera om en kvinnodominerad grupp diskrimineras utifrån ett hierarkiskt perspektiv. Finns det en osaklig löneskillnad av högre värderad grupp som är kvinnodominerad, men med en lägre lön än mansdominerade grupper?

• Analysera löneskillnader i dessa grupper. Går det att sakligt och könsneutralt argumentera för löneskillnader som eventuellt finns?
• Sätt upp eventuella åtgärder i en åtgärdsplan

Skriv sedan en rapport som sammanställer och dokumenterar analyserna av de olika delarna/stegen ovan. Även om inte några osakliga löneskillnader framkommit i analysen ska en åtgärdsplan upprättas (för arbetsgivare med 10 eller fler anställda), eftersom den ska återspegla det faktiska resultatet av lönekartläggningen.

Om resultatet av lönekartläggningen visar på skillnader i lönesättningen ska dessa kunna förklaras med kriterier för lönesättning, utifrån t.ex. lönepolicyn, vilka också ska ha kommunicerats till alla medarbetare. Exempel på sådana kriterier kan vara marknadsmässiga orsaker – om specifik kompetens är svår att hitta, individuell prestation, erfarenhet eller liknande.

Om resultaten visar att skillnader inte kan förklaras med sakliga och könsneutrala orsaker kan det vara fråga om diskriminering. Inom tre år måste då arbetsgivaren sätta in relevanta åtgärder, såsom exempelvis lön, kompetensutveckling, ändringar i lönestrukturer, omplacering eller på annat sätt bra lösningar för berörda.

Åtgärdsplanen och en kortare version av analysrapporten ska också finnas med i verksamhetens likabehandlingsplan.

Oenighet kring samverkan

Om parterna – arbetsgivare och representanter för medarbetarna – inte kommer överens kring samverkan och hur arbetet med lönekartläggningen ur det perspektivet har fungerat, finns två möjliga sätt. Antingen kan endera parten påkalla en MBL-förhandling:

1. inom fyra månader, från det man fått kännedom om den omständighet man är oense om
2. senast inom två år från det att omständigheten inträffat

I första hand sker en lokal förhandling, och inom två månader sker en central förhandling om man inte lyckats komma överens i den lokala. Är parterna då fortfarande inte överens får arbetsgivaren bestämma hur samverkan ska genomföras.

Oenighet kring åtgärder

När det handlar om oenighet runt frågor som rör själva genomförandet av åtgärder för att utjämna löneskillnader, efter lokala och eventuellt centrala förhandlingar, kan facket vända sig direkt till Diskrimineringsombudsmannen (DO). Inom tre månader efter avslutad förhandling kan så DO vända sig till Nämnden mot diskriminering. Nämnden prövar frågan och kan meddela ett vitesföreläggande till arbetsgivaren.

Om inte arbetsgivaren följer detta beslut kan DO via tingsrätten ansöka om att vitet ska dömas ut. 

Oenighet om lönediskriminering skett

Är parterna oeniga om en medarbetare har lönediskriminerats eller inte kan parterna efter en lokal och central förhandling föra frågan vidare till Arbetsdomstolen. Detta måste ske inom tre månader efter att de centrala förhandlingarna har avslutats.