ISO 9001

För att påbörja certifieringsprocessen kan man införskaffa de tre standarderna i familjen (ISO 9000, 9001 och 9004). Det är lämpligt att börja med ISO 9001 och för förståelsen av principerna och terminologin kan ISO 9000 behövas.

ISO 9004 kan man vänta med, men den kan vara till hjälp när ledningssystemet utvecklas, speciellt om man vill genomföra ett större förbättringsarbete än vad som krävs i ISO 9001.

Sätt er in i innehållet i standarden. Utse lämplig projektgrupp och vem som ska vara företagsledningens representant med ansvar för kvalitetsledningssystemet. Besluta om ambitionsnivå; minimum enligt kraven i ISO 9001 eller högre ambition? Jag rekommenderar att ni inriktar projektarbetet så att företagets verksamhet förbättras och kompletterar med de minikrav i standarden som eventuellt återstår. Ta ställning till om företaget har tillräckligt med resurser och kompetens eller om extern hjälp behövs.

I ett tidigt skede i systembeskrivningen ska ni redogöra för omfattningen av certifikatet. Om tillämpligt, beskriv varför ni inte kan/vill tillämpa t.ex. konstruktionsstyrningsreglerna. Sedan är det en fråga mellan er och det valda certifieringsbolaget om uteslutningen ska godkännas.

Därefter beskriver ni företagets kärnverksamhet, strategier och huvudprocesser, gärna i form av ett flödesschema. Komplettera med vilka instruktionsdokument som finns tillgängliga för att styra processen och vilka resultatdokument som behövs.

Fundera på vilka stödprocesser ni bedriver för att stötta kärnverksamheten (rekrytering, utbildning, ekonomi med mera).

Dokumentera existerande nödvändiga rutiner och beskrivningar och skapa de som saknas. Rekommendation: strukturera dessa enligt processerna och inte enligt strukturen i ISO 9001, det blir enklare då. Dokument som behövs för andra standarder, till exempel för ISO 14001 och arbetsmiljö kan läggas in samtidigt eller senare.

När ni känner att ni kan ”bocka av” det mesta bör ni kontakta några certifieringsföretag och begära in offerter. De certifieringsföretag som är ackrediterade av Swedac kan ni få information om på Swedacs hemsida.

ISO 9001 innehåller krav på ett ledningssystem och företagets/organisationens arbetssätt för att det ska kunna certifieras. Att företaget ska utvecklas, ökad kundnöjdhet samt säkerställande av produkternas och tjänsternas kvalitet är viktiga ingredienser.

Andra viktiga krav är bland annat ledarskap, omvärldsbevakning, riskbedömningar, planering, medarbetarnas engagemang, processinriktning, dokumentstyrning, internrevisioner, avvikelsehantering, ständig förbättring, faktabaserade beslut och ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer.

Då verksamheten som företaget bedriver ska ske "under styrda förhållanden" tillkommer en hel del ytterligare rutiner. Krav finns även på dokument som redovisar resultat, måluppfyllnad och åtgärder som bland annat förbättrar kvalitetsledningssystemet, kundnöjdheten och processerna.

Standarden beskriver de krav som utgör minimum för godkänd certifiering. Genom att gå igenom kravelementen omformulerade till frågor kan ett ledningssystem och organisationens arbete revideras. Detta kan även genomföras av egen personal med rätt kompetens.

Rätt använd är ISO 9001 (och 9004) ett mycket bra verktyg för att förbättra företagets effektivitet och resultat. Standarden är lämpad för såväl stora som små företag/organisationer. Om kundkrav finns eller om det är en fördel ur marknadsföringssynpunkt behövs en oberoende certifiering.

Man bör räkna med att processen uppgår till en tidsperiod om ca 9 till 12 månader, men det tar olika lång tid för olika organisationer. Hur lång tid det tar beror bland annat på - Organisationens sammansättning, storlek, omfattning, bransch - Hur ser det befintliga ledningssystemet ut (om något finns) - Vad är det för huvud- och stödprocesser som ska identifieras? - Vilken nivå ligger ledningens engagemang på och vilka resurser finns tillgängliga? - Är certifiering kund- eller organisationsdriven, dvs. vad är incitamentet och tidsramen?

Om du vill få ut så mycket som möjligt av ditt ledningssystem är ledningens stöd och engagemang en förutsättning. Du behöver informera, entusiasmera samt engagera genom att göra dina medarbetare delaktiga i hela processen.

Du behöver tänka på att utforma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt, kultur, kunder och andra relevanta intressenter.

Du behöver också avsätta tillräckligt med resurser för att skapa ett verksamhetsanpassat ledningssystem.

Ett kvalitetsledningssystem är ingen engångsåtgärd. Du behöver skapa en medvetenhet om kvalitet tillsammans med dina medarbetare.

Med hjälp av ett fungerande kvalitetsledningssystem ges verksamheten möjlighet att effektivisera och stärka upp processerna i organisationen. Detta gäller oavsett om det rör sig om en tillverkningsindustri eller en tjänsteorganisation. Det finns alltid besparingar att göra vad gäller produktionen eller utförande av tjänsten, men också i processer som har att göra med medarbetare, leverantörer eller kunder.

Det är inte ovanligt att kostnader hänförliga till kvalitetsbrist uppgår till mellan 10 och 30 procent av företagets totala omsättning. Denna siffra är i regel högre för tjänsteföretag än för tillverkande företag.

En förutsättning för att komma i åtnjutande av fördelarna med ISO 9001 är att ledningssystemet anpassas till den egna verksamheten.